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stornierung-workflow	Stornierung Workflow	x-circle	Kompletter Ablauf einer Stornierung von A bis Z	Rechtliches	Stornierung Workflow Ablauf Gebuehren	cancellation legal emails booking	26

Stornierung Workflow

Diese Seite erklaert den kompletten Ablauf einer Stornierung.

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Ueberblick

Kunde storiniert  →  System prueft  →  Gebuehr berechnet  →  E-Mail versendet
      ↓                   ↓                  ↓                     ↓
  Storno-Link        Frist-Check      Anteilige Kosten      Bestaetigung

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Schritt 1: Stornierung einleiten

Kunde (Self-Service)

1. Kunde erhaelt Buchungsbestaetigung per E-Mail
2. In der E-Mail: Stornieren Link
3. Klick oeffnet Stornierungsseite
4. Kunde bestaetigt die Stornierung

Admin (Manuell)

1. Admin > Buchungen > Buchung oeffnen
2. Status-Dropdown: Storniert waehlen
3. Speichern

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Schritt 2: Frist-Pruefung

Das System prueft automatisch die Stornofristen:

Zeitraum-Berechnung

Heute: 01.03.2025
Kursbeginn: 15.03.2025
Differenz: 14 Tage

Fristen-Logik

Konfiguration	Pruefung
free_days: 21	>= 21 Tage? → Kostenfrei
partial_days: 7	>= 7 Tage? → Teilgebuehr
Sonst	< 7 Tage? → Volle Gebuehr

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Schritt 3: Gebuehr berechnen

Staffelung (Standard)

Zeitraum vor Kursbeginn	Stornogebuehr
Mehr als 21 Tage	0% (kostenfrei)
8-21 Tage	50% des Preises
1-7 Tage	100% des Preises
Am Kurstag	Nicht moeglich

Beispiel-Berechnung

Buchungspreis: 350 EUR
Stornierung: 10 Tage vor Kursbeginn

→ Zeitraum: 8-21 Tage
→ Gebuehr: 50%
→ Stornokosten: 175 EUR
→ Rueckerstattung: 175 EUR

Sonderfaelle

Fall	Behandlung
Video-Kurs	Keine Stornierung moeglich (Widerrufsverzicht)
Kurs bereits gestartet	Keine Stornierung moeglich
Teilnehmer krank	Manuell durch Admin (Kulanz)

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Schritt 4: Status-Aenderung

Nach erfolgreicher Stornierung:

Vorher	Nachher
confirmed	cancelled
Teilnehmerplatz belegt	Platz wieder frei

Meta-Daten

Folgende Daten werden gespeichert:

_buchung_cancelled_at: 2025-03-01 14:30:00
_buchung_cancel_fee: 175.00
_buchung_cancel_reason: customer_request

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Schritt 5: E-Mail-Versand

An den Kunden

Vorlage: Stornierungsbestaetigung

Inhalt:

• Bestaetigung der Stornierung
• Berechnete Stornogebuehr
• Rueckerstattungsbetrag
• Kontaktdaten bei Fragen

An den Admin

Vorlage: Admin-Benachrichtigung (Storno)

Inhalt:

• Welche Buchung storniert wurde
• Kundenname und Kurs
• Stornogebuehr
• Link zur Buchung

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Schritt 6: sevDesk (optional)

Wenn sevDesk-Integration aktiv:

Stornorechnung

1. System prueft ob Rechnung existiert
2. Stornorechnung wird erstellt
3. Oder: Gutschrift fuer Rueckerstattung

Manuelle Schritte

Bei komplexen Faellen:

• Rechnung manuell in sevDesk stornieren
• Gutschrift erstellen
• Rueckzahlung veranlassen

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Stornierung nicht moeglich

In diesen Faellen kann nicht storniert werden:

Fall	Grund	Alternative
Kurs hat begonnen	Zu spaet	Kulanz durch Admin
Video-Kurs	Widerrufsverzicht	Kein Anspruch
Bereits storniert	Doppel-Storno	Keine Aktion
Token abgelaufen	Sicherheit	Admin kontaktieren

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Admin-Optionen

Manuelle Stornierung

1. Buchung oeffnen
2. Status > Storniert
3. Optional: Stornogebuehr anpassen
4. Speichern

Kulanz-Stornierung

Bei besonderen Umstaenden:

1. Status > Storniert
2. Stornogebuehr manuell auf 0 setzen
3. Kommentar hinzufuegen
4. Speichern

Teilnehmer umbuchen

Statt Stornierung:

1. Neue Buchung fuer anderen Termin erstellen
2. Alte Buchung auf "Umgebucht" setzen
3. Keine Gebuehren

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Konfiguration

Fristen anpassen

Pfad: Einstellungen > Stornierung

Option	Beschreibung
Kostenfreie Tage	Tage vor Kurs fuer 0%
Teilgebuehr-Tage	Tage fuer anteilige Gebuehr
Teilgebuehr-Prozent	Prozentsatz der Teilgebuehr

E-Mail-Vorlage anpassen

Pfad: Einstellungen > E-Mail Vorlagen > Stornierung

Platzhalter:

• {stornogebuehr} - Berechnete Gebuehr
• {rueckerstattung} - Zu erstattender Betrag
• {storno_datum} - Datum der Stornierung

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Ablauf-Diagramm

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│ Storno-Anfrage  │
└────────┬────────┘
         ↓
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│ Buchung gueltig?│──Nein──→ Fehler anzeigen
└────────┬────────┘
         ↓ Ja
┌─────────────────┐
│ Kurs gestartet? │──Ja────→ Nicht moeglich
└────────┬────────┘
         ↓ Nein
┌─────────────────┐
│ Video-Kurs?     │──Ja────→ Nicht moeglich
└────────┬────────┘
         ↓ Nein
┌─────────────────┐
│ Frist berechnen │
└────────┬────────┘
         ↓
┌─────────────────┐
│ Gebuehr ermitteln│
└────────┬────────┘
         ↓
┌─────────────────┐
│ Status aendern  │
└────────┬────────┘
         ↓
┌─────────────────┐
│ E-Mails senden  │
└────────┬────────┘
         ↓
┌─────────────────┐
│ sevDesk updaten │
└─────────────────┘

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Siehe auch

• Stornierungseinstellungen
• Rechtliches
• E-Mail Vorlagen
• sevDesk Integration